ગુજરાત સરકારના નવા HRMS (કર્મયોગી) પોર્ટલ દ્વારા સરકારી કર્મચારીઓ માટે રજા (Leave) નું સંચાલન ખૂબ જ સરળ અને પેપરલેસ બની ગયું છે. આ પોર્ટલનો મુખ્ય હેતુ રજા માટે ઓનલાઈન અરજી કરવાનો, રજાની સ્થિતિ તપાસવાનો અને મંજૂરકર્તા અધિકારીઓ માટે રજા ઓનલાઈન મંજૂર કે અસ્વીકાર કરવાનો છે.

ચાલો સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ જાણીએ કે આ સિસ્ટમનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો.

૧. સિસ્ટમમાં લોગીન કેવી રીતે કરવું? (Login Process)

સૌ પ્રથમ તમારે કર્મયોગી પોર્ટલ પર લોગીન કરવું પડશે.

  • કોઈપણ વેબ બ્રાઉઝર ખોલો અને તેમાં URL: https://karmyogi.gujarat.gov.in દાખલ કરો.

  • તમારી પાસે લોગીન કરવા માટે ત્રણ વિકલ્પો છે: મોબાઈલ નંબર, HRMS (HRPN) નંબર અથવા તમારું રજીસ્ટર્ડ વ્યક્તિગત ઈમેલ આઈડી.

  • તમારું યુઝર આઈડી અને પાસવર્ડ દાખલ કરો.

  • કેપ્ચા (Captcha) દાખલ કરો અને 'Login' બટન પર ક્લિક કરો.

૨. રજા માટે અરજી કેવી રીતે કરવી? (Apply for Leave)

લોગીન કર્યા પછી તમને તમારું ડેશબોર્ડ દેખાશે. રજા માટે અરજી કરવા નીચેના સ્ટેપ્સ ફોલો કરો:

  • ડેશબોર્ડની પ્રથમ ટાઇલમાં આપેલા "Apply" બટન પર ક્લિક કરો અથવા ઉપરના મેનુમાંથી "Employee Modules" પર જઈને "Leave Information" પસંદ કરો.

  •  

    Type of Leave: રજાનો પ્રકાર પસંદ કરો (જેમ કે પ્રાસંગિક રજા, પ્રાપ્ત રજા વગેરે).

  •  

    Start Date & End Date: તમારી રજા શરૂ થવાની તારીખ અને સમાપ્તિ તારીખ સિલેક્ટ કરો.

  •  

    Select Half: જો તમે પ્રાસંગિક રજા (Casual Leave) પસંદ કરી હોય, તો તમારે Full Day, First Half અથવા Second Half પસંદ કરવાનું રહેશે.

  •  

    Leave Reason & Note: રજાનું યોગ્ય કારણ (દા.ત. હેલ્થ, પર્સનલ, LTC) પસંદ કરો અને જરૂર હોય ત્યાં ટૂંકી નોંધ (Note) લખો.

  •  

    Attachment: જો કોઈ મેડિકલ સર્ટિફિકેટ કે અન્ય ડોક્યુમેન્ટ જોડવાનું હોય, તો તે પીડીએફ અથવા ઇમેજ ફોર્મેટમાં અપલોડ કરી શકો છો.

  • બધી વિગતો ભરાઈ જાય એટલે Submit બટન પર ક્લિક કરો અને પુષ્ટિ કરવા માટે 'Yes' પર ક્લિક કરો.

૩. રજા રદ અથવા ફેરફાર (Cancel or Edit Leave)

જો અરજી કર્યા પછી તમારે રજા કેન્સલ કે તેમાં ફેરફાર કરવો હોય તો તે પણ શક્ય છે.

  • "Employee Modules" માં જઈ "Leave Information" પસંદ કરો અને "My Leave Request Details" ટેબ પર ક્લિક કરો.

  •  

    કેન્સલ કરવા માટે: તમારી રજા શોધીને Cancel આઇકોન પર ક્લિક કરો. જો રજાનું સ્ટેટસ "Entry" હશે (એટલે કે હજુ મંજૂરી માટે આગળ નથી ગઈ), તો તે સીધી રદ થઈ જશે અને ક્વોટા તમારા ખાતામાં જમા થઈ જશે.

  • ફેરફાર (Edit) કરવા માટે: Edit બટન પર ક્લિક કરો. અહીં તમે તારીખ, રજાનો પ્રકાર કે કારણ બદલીને ફરીથી "Save & Submit" કરી શકો છો.

૪. માતૃત્વ અને પિતૃત્વ રજાઓ (Maternity & Paternity Leave)

માતૃત્વ (Maternity) અને પિતૃત્વ (Paternity) રજા મૂકવાની પ્રક્રિયા થોડી અલગ છે.

  • આ રજાઓ માટે અરજી કરતા પહેલા, તમારે "New Leave Request" ટેબની બાજુમાં આવેલા "Important Links" ટેબમાં જવું પડશે.

  • ત્યાં "To apply Paternity/Maternity leave click on this link" લિંક પર ક્લિક કરી ડેલિવરીની અપેક્ષિત તારીખ (Expected Delivery Date) અથવા જન્મ તારીખ દાખલ કરી સબમિટ કરવી ફરજિયાત છે.

  • આ ડેટા સેવ થયા પછી જ તમે રજા માટે અરજી કરી શકશો.

  • અરજી કરતી વખતે રજાની End Date પર આપેલા ચેક બોક્સ પર ક્લિક કરવાથી પિતૃત્વ રજાના ચોક્કસ ૧૫ દિવસ અથવા માતૃત્વ રજાના ચોક્કસ ૧૮૦ દિવસ ઓટોમેટિક સેટ થઈ જશે.

૫. રજા ક્લબિંગ અને લીવ બેલેન્સ (Leave Clubbing & Balance)

  •  

    રજા ક્લબિંગનો નિયમ: સિસ્ટમ મુજબ, પ્રાસંગિક રજા (CL) અન્ય કોઈ પણ પ્રકારની રજા સાથે જોડી (Club) શકાતી નથી. જો કે, CL સિવાયની અન્ય રજાઓ (દા.ત. EL અને HPL) એકબીજા સાથે ક્લબ થઈ શકે છે.

  •  

    બેલેન્સ ચેક કરવા: તમારું રજાઓનું કુલ બેલેન્સ અને વપરાયેલી રજાઓ જોવા માટે "Leave Information" મેનુમાં જઈને Leave Account ટેબ પર ક્લિક કરો.

૬. મંજૂરકર્તા અધિકારીઓ માટે (For Approvers & Managers)

તમારા તાબા હેઠળના કર્મચારીઓની રજા મંજૂર કે ના-મંજૂર કરવાની સત્તા પણ પોર્ટલ પર આપેલી છે.

  • રજા માટેની વિનંતી આવ્યેથી નોટિફિકેશન મળશે. તમે "Manager Modules" માં જઈને "Leave And Attendance Approvals" પર ક્લિક કરી શકો છો.

  • અહીંથી તમે જે-તે કર્મચારીની રજાને Approve (મંજૂર), Reject (અસ્વીકાર) અથવા વધારાની માહિતી માટે Return (પરત) કરી શકો છો.

  • જો મંજૂરકર્તા અધિકારી પોતે રજા પર જવાના હોય, તો તેઓ પોર્ટલમાંથી પોતાનો ચાર્જ અન્ય અધિકારીને ટ્રાન્સફર (Charge Transfer) પણ કરી શકે છે.